결제와 이용을 따로 받는 보고 약정
피부과 패키지의 결제 건수와 실제 회차 이용은 대행사가 하나의 전환 실적으로 합산하지 않도록 별도 항목으로 보고받아야 합니다. 결제 완료와 이용 완료의 집계 단위·기준일·확인 자료를 보고 약정에 각각 명시하고, 병원 기록과 대조되지 않은 수치는 미확인으로 구분합니다.
패키지 결제는 이용할 권리를 구매한 기록이고, 회차 이용은 실제 이용을 마친 기록입니다. 결제가 발생한 보고 기간과 이용이 발생한 보고 기간은 서로 다를 수 있습니다. 따라서 보고서의 기간이 같다는 이유로 두 항목을 합치거나 결제에 포함된 전체 회차를 이용 완료로 처리해서는 안 됩니다.
계약을 협의하는 실장은 대행사에 보고서 양식뿐 아니라 각 항목의 정의서를 요청합니다. 정의서에는 어떤 기록을 집계에 넣는지, 어떤 날짜로 보고 기간을 정하는지, 완료 상태를 누가 확정하는지 기재하도록 합니다. 제목만 결제와 이용으로 나눈 보고서는 산출 과정에서 같은 기록을 중복 사용했는지 판단하기 어렵습니다.
| 보고 항목 | 집계 단위와 기준일 | 병원 확인 자료 | 대행사 제출 항목 |
|---|---|---|---|
| 패키지 결제 완료 | 패키지 결제 건별, 결제 완료일 | 결제 내역과 패키지 연결 정보 | 결제 건수와 대상 내역 |
| 회차 이용 완료 | 완료된 이용 회차별, 실제 이용일 | 병원이 확정한 이용 내역 | 완료 회차 수와 대상 내역 |
| 플랫폼 전환 | 선택한 전환 유형별, 보고에 적용한 날짜 기준 | 대조 가능한 병원 기록의 범위 | 전환 유형·수집 조건·추출 조건 |
| 대조 미완료 항목 | 원래 보고 항목의 단위와 기준일 유지 | 추가 자료 요청 목록 | 미확인 사유와 처리 상태 |
이 표는 병원과 대행사가 합의할 보고 항목의 구성안입니다. 병원 시스템의 출력 형식이 다르면 열 이름을 변경할 수 있지만, 각 항목이 어떤 기록에서 산출됐는지 추적할 수 있어야 합니다. 합계만 전달하는 방식이라면 계약 전에 대상 내역을 별도로 제출할 수 있는지 정합니다.
플랫폼 기록으로 인정할 수 있는 범위
구글 애널리틱스의 추천 이벤트 안내는 구매 완료와 결제 시작을 서로 다른 활동으로 설명하며, 추천 이벤트가 자동으로 전송되는 것은 아니라고 안내합니다. 병원 담당자는 구매라는 이름만으로 결제 완료를 인정하지 말고, 대행사에 실제 전송 조건과 병원 기록의 연결 방법을 설명하도록 요청합니다. 이벤트 이름을 병원 업무의 완료 상태와 연결하는 작업은 보고 약정에서 별도로 정해야 합니다.
네이버는 전환수를 전환 유형별 발생 건수의 합으로, 전환 매출액을 각 전환에 적용된 가치의 합으로 설명합니다. 병원 보고서에서는 어떤 유형을 선택했는지와 가치가 어떻게 입력됐는지를 함께 받아야 합니다. 전환 건수나 전환 가치만으로 실제 회차 이용 또는 광고의 추가 기여를 확정하지 않습니다.
자료 준비와 대조의 실행 순서
실장은 보고 약정을 확정하기 전에 결제 담당자, 이용 내역 관리 담당자, 대행사의 자료 전달 순서를 정합니다. 병원은 업무상 완료 여부를 확정하고, 대행사는 전달받은 내역을 약정한 조건으로 집계하도록 책임을 나눕니다. 대행사가 이용 상태를 추정해서 빈 자료를 채우지 못하도록 예외 처리 방식도 문서에 기재합니다.
- 대행사는 기존 보고 항목마다 단위, 기준일, 포함 조건과 제외 조건을 제출합니다. 실장은 결제 건수와 이용 회차 수가 같은 합계에 포함돼 있는지 가립니다.
- 병원 담당자는 결제 내역과 이용 완료 내역을 각각 준비합니다. 자료를 추출한 시각, 대상 기간, 병원 내부에서 연결할 수 있는 관리용 식별값을 함께 기록합니다.
- 대행사는 항목별 대상 내역을 병원 기록과 대조합니다. 연결되지 않는 기록은 임의로 배정하지 않고 사유별 목록으로 제출합니다.
- 양측 담당자는 미확인 표시, 회신 기한, 재집계 담당자와 수정본 전달 방식을 합의합니다. 실장은 이 내용을 보고 약정의 부속 문서로 관리합니다.
병원은 집계에 필요한 항목을 정한 뒤 전달 자료의 범위를 결정합니다. 대행사가 원래 자료 전체를 요구하면 필요한 열과 사용 목적을 먼저 설명하도록 합니다. 병원 내부에서 연결 작업을 마친 결과표로 대조할 수 있다면 그 방식도 협의할 수 있습니다.
불일치 유형별 처리 책임
불일치는 원인을 아는 담당자에게 전달해야 합니다. 병원 기록의 상태 문제와 대행사의 계산 문제를 같은 수정 요청으로 처리하면 회신이 지연될 수 있으므로, 아래처럼 담당과 정정 조건을 연결합니다.
| 대조 시 불일치 유형 | 확인 담당 | 미확인 표시 방식 | 정정 조건 |
|---|---|---|---|
| 결제 내역과 보고 대상 불일치 | 병원 결제 담당자·대행사 | 결제 근거 대조 중 | 대상 결제 내역 확정 후 재집계 |
| 이용 완료 상태 불명확 | 병원 이용 내역 관리 담당자 | 이용 완료 미확인 | 병원 상태 확정 후 반영 |
| 같은 이용 내역의 중복 집계 | 대행사 집계 담당자 | 중복 여부 대조 중 | 원본 내역과 산출 과정 대조 후 수정 |
| 기준일 적용 오류 | 대행사 집계 담당자 | 기간 배정 미확인 | 약정 기준일에 따라 대상 기간 수정 |
정정 요청에는 대상 항목, 요청 사유, 근거 자료와 회신 담당자를 함께 기재합니다. 대행사는 수정한 값뿐 아니라 변경 사유, 영향을 받은 보고 항목, 수정본의 발행일을 제출하도록 합니다. 병원 자료의 확정이 늦어진 항목과 대행사 산출 오류로 고친 항목은 수정 이력에서 따로 표시합니다.
실장은 수정본을 받은 뒤 이전 보고서와 연결되는 문서명을 부여합니다. 이미 회의 자료로 배포한 보고서가 있다면 교체 대상과 전달받을 사람도 기록합니다. 대행사가 최신 파일만 전달하고 이전 값의 변경 이유를 삭제하는 방식은 약정에서 제외합니다.
미확인과 이용 미완료의 차이
미확인은 대조에 필요한 근거가 부족하다는 뜻이며, 실제로 이용하지 않았다는 뜻은 아닙니다. 담당자는 자료가 없다는 이유만으로 이용 미완료로 처리하거나, 반대로 예약 기록이 있다는 이유로 이용 완료에 포함해서는 안 됩니다. 보고서에는 업무 상태와 자료 대조 상태를 별도 열로 관리하도록 요청합니다.
예약 접수와 내원 기록만으로 회차 이용을 확정하는 오류도 막아야 합니다. 병원이 어떤 기록을 이용 완료 근거로 인정할지 정하고, 그 상태를 확정할 담당자를 지정합니다. 대행사는 병원이 확정한 상태를 집계에 반영하며 시술 시행 여부를 자체 판단하지 않습니다.
결제 내역에 패키지의 총 제공 회차가 기재돼 있어도 이를 해당 기간의 실제 이용량으로 옮기지 않습니다. 이용 완료 내역과 연결되지 않은 회차는 판매 조건에 포함된 정보로 처리합니다. 결제 보고를 복사해 이용 보고를 만드는 방식은 대상 내역 단계에서 발견하도록 합니다.
총합이 같아도 남겨야 할 대조 기록
전체 합계가 같아도 서로 다른 대상이 잘못 포함되고 누락됐을 수 있습니다. 대행사는 합계 일치 여부 외에 병원 기록과 연결된 대상, 연결되지 않은 대상, 중복 의심 대상을 기록해야 합니다. 병원 담당자는 자신의 회신이 어느 보고 항목에 반영됐는지 관리용 식별값으로 추적합니다.
전환 가치와 결제 금액이 다를 때는 대행사에 가치의 입력 기준과 산출 내역을 요청합니다. 차이를 해소하려고 이용 회차에 임의의 금액을 배분하거나 전환 가치를 실제 수납액으로 표시하지 않습니다. 이번 보고 약정에서는 금액의 성격을 명시하고, 결제와 이용 기록의 대조 범위를 벗어난 해석은 제외합니다.
원본 날짜와 입력 날짜의 분리
병원 직원이 이용 내역을 뒤늦게 입력하면 실제 이용일과 시스템 입력일이 달라질 수 있습니다. 대행사는 추출 파일에 있는 날짜 열을 편의대로 선택하지 말고, 각 열이 뜻하는 업무 시점을 병원에 묻도록 합니다. 입력일을 이용일로 처리하면 완료 상태가 맞더라도 보고 기간이 달라질 수 있습니다.
병원 담당자는 추출 전에 날짜 열의 명칭과 의미를 설명하고, 실제 이용일을 기재할 수 없는 내역은 별도 목록으로 전달합니다. 대행사는 날짜가 불명확한 대상을 임의의 기간에 포함하지 않도록 합니다. 추후 날짜가 확정되면 어느 기간의 보고를 수정할지 함께 기록하며, 날짜 열의 의미가 변경될 때도 적용 시작 시점을 남깁니다.
자주 묻는 질문
분할 결제한 패키지는 결제 건수를 어떻게 정합니까?
수납 처리 건을 셀지 패키지 구매 계약을 셀지 먼저 합의해야 합니다. 분할 수납 내역을 모두 별개의 패키지 구매로 집계하지 않도록 구매와 수납을 연결하는 기준을 기재합니다. 보고 항목 이름에도 무엇을 세는지 드러내고, 기존 집계 방식이 있다면 적용 시작일부터 변경된 정의를 사용합니다.
결제 완료 화면을 다시 열면 집계에도 영향이 있습니까?
화면 재방문이 어떤 기록을 전송하는지는 실제 설정을 조사해야 합니다. 대행사에 전송 조건과 중복 처리 방식을 설명하도록 요청하고, 같은 결제를 반복해서 열었을 때의 처리 결과도 제출받습니다. 화면 이름만으로 정상 집계나 중복 발생을 단정하지 않습니다.
마감 후 들어온 이용 자료는 어느 보고에 반영합니까?
자료를 받은 시점과 실제 이용이 발생한 시점을 따로 기록합니다. 약정한 마감 정책에 따라 해당 기간 수정본에 반영할지 후속 보고의 보완 내역으로 제출할지 정합니다. 후속 보고에 실을 때는 그 기간에 새로 발생한 이용과 섞이지 않도록 원래 대상 기간을 명시합니다.
병원과 대행사가 다른 파일 형식을 사용해도 됩니까?
파일 형식이 달라도 항목의 뜻과 연결 기준이 일치하면 협의할 수 있습니다. 대행사는 병원 파일의 각 열을 보고 항목에 어떻게 대응시키는지 변환 목록을 제출하도록 합니다. 수작업으로 열을 옮긴다면 누락 여부를 검사할 담당자와 전달 완료 회신 방식도 정합니다.
보고 도중 패키지 이름이 변경되면 어떻게 처리합니까?
이름 변경만으로 기존 기록과의 연결이 끊기지 않도록 병원 내부의 관리 기준을 유지합니다. 병원 담당자는 이전 명칭과 새 명칭의 대응 관계, 변경 적용일을 전달합니다. 대행사는 명칭만 달라진 경우와 판매 조건까지 달라진 경우를 혼동하지 않도록 항목 변경 이력을 남깁니다.